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Amadeus调研报告:差旅费用数字化转型已成企业刚需

2020-10-22 11:19:19  |   来源:Amadeus

摘要: Amadeus的最新报告指出,企业若想在疫情常态化存在的新形势下恢复往日的差旅频次,重新审核其差旅和费用管理技术显得尤为关键。

数字化转型是各行各业企业近两年间的核心事项,但不少企业也存在着担忧,升级或集成现有系统或造成业务中断,可能会影响公司的发展进程。眼下,尚未平息的新冠疫情为企业创造出一个时间豁口,企业可在差旅尚未全面开放之前借机革新其差旅和费用管理工具。

 

Amadeus的最新报告《差旅及费用数字化转型:如何获得效率、合规和员工体验的平衡》指出,企业若想在疫情常态化存在的新形势下恢复往日的差旅频次,重新审核其差旅和费用管理技术显得尤为关键。本次报告由Amadeus委托Forrester Consulting完成,研究人员对全球大型企业中参与差旅费用事务的550名关键决策者进行了深入的调研,并对高级决策人员进行了深度的定性访谈研究。

 

  • 企业仍普遍使用“过时的”差旅费用系统

 

Amadeus的调研显示,企业仍普遍依赖那些相当“基本的”系统来管理其差旅与费用,大型企业亦不例外。超过五分之一(22%)的集中式管理公司仍在使用电子表格记录费用。同时,分散式管理公司表示,其差旅(28%)和费用管理(30%)任务几乎全部由人工完成,而此举无疑增加了员工、上线领导、审计师及会计师的工作量。调研还发现,受访公司处理差旅预订相关端到端流程的平均用时约为13.6小时。

 

  • 改进差旅费用系统已成为企业领导者的主要目标

 

Amadeus的调研显示,约合四分之三 (74%) 的受访者均表示,改进差旅和费用的管理流程,使用更为合适的差旅费用管理工具能为企带来业助益。公司可以降低成本、提高业务运营效率,并加速数字化转型以改善员工体验,而这也正与企业差旅事务决策人的三大业务目标不谋而合。受访者迫切希望能在有关方面得到指导与支持,其中 74% 的受访者认为技术提供商有望发挥重要作用。

 

  • 工具集成是解决差旅费用管理问题的关键

 

Amadeus的调研同时发现,那些未部署集成式差旅费用管理平台的企业,员工投诉率更高。

 

数据显示,在受访企业中,仅有十分之一的企业未部署集成式差旅费用管理工具,同时员工投诉率为零。相比之下,那些部署了集成式差旅费用管理工具的公司,投诉率更低,超过四分之一(27%)的公司投诉率为零。毕竟在解决方案缺位的情况下,出差员工很难获得及时的增值信息与旅行服务,同时在报销流程中普遍耗时更长,也很难及时完成报销审批。调研数据同时显示,那些部署了集成式差旅费用管理工具的公司普遍(96%)对现有费用管理流程较为满意,而近四分之三(73%)的公司也计划着对其平台进行扩展或升级。

 

  • 企业内部不同员工角色需求各异

 

差旅经理希望解决方案能有效解决内容碎片化问题

75% 的差旅事务管理者将应用集成式解决方案纳入其优先事项,同时相当比例 (74%) 的管理者希望借助解决方案来提高自动化水平,减轻人工负担。这也充分反映出该人群当前所面临的主要挑战,比如难以追踪费用去向,导致对账及审计,合规困难;缺少平台式的解决方案对所有相关实体进行全局管理;在预订时缺乏全面内容进行比对等等。

 

财务人员认为部署集成式解决方案可对公司业务产生积极影响

Amadeus的调研显示,那些未部署差旅费用集成式解决方案的公司或遇管理难题,例如报销费用的速度延迟逾29%,员工工作效率下降超40%。实际上,近三分之一(30%)的财务和会计负责人对企业当前在费用管理自动化,及集成分析能力方面有所不满。

 

人力资源负责人认为差旅及费用管理流程的不合理可能引发员工问题

老旧的差旅费用管理系统也困扰着人力资源经理,他们认为这可能会带给员工负面影响。调研数据显示,差旅费用管理问题将导致员工工作效率下降逾40%,而员工的保持率、敬业度与对公司办公软件的总体满意度下降约36%。

 

IT 负责人希望能施用一流的解决方案

近四分之一的企业IT负责人对现有差旅费用管理技术与流程有所不满。他们最看重的解决方案特性分别为——直观的用户界面(40%)和出色的数据分析及报告能力(38%)。调研显示,仅 15% 的受访企业使用了差旅云或费用云解决方案。而IT负责人希望所在企业能施用一流的解决方案对这一领域进行优化,75%的受访人将其视为团队的优先事项,其次是改善差旅费用流程中的端到端体验(74%),以及改进差旅费用工具与其他企业系统的集成(73%)。

 

采购负责人希望差旅费用管理工具及流程更为标准化,可推动企业的数字化转型

超过五分之四的采购经理认为,改进差旅费用管理工具及流程是企业数字化转型的关键一步,而在Forrester访问的所有群体中,采购经理持这一观点的占比最高。超过五分之一(21%)的受访者认为,目前他们在这一领域的最大挑战是缺少一款能全局管理所有相关实体的解决方案。他们也认为当前系统的自动化水平,以及系统之间的集成水平均有待提高。此外,20%的受访者表示企业目前数据报告及分析能力严重不足,而这也是采购负责人的首要考虑事项。

 

Forrester 的研究表明,公司内部不同职能部门的负责人都强烈希望公司能改进差旅费用管理流程,而在这一领域,技术公司可通过提供集成式解决方案予以支持,助力企业更上一层。



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